Quy định mới về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động

Nghị định gồm 4 chương, 25 điều quy định về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động theo một số điều khoản của Luật Việc làm số 74/2025/QH15. Cụ thể: quy định về thông tin đăng ký lao động và cơ sở dữ liệu về người lao động; quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục, nơi đăng ký lao động; quy định việc tiếp nhận, quản lý, khai thác, kết nối, chia sẻ, sử dụng cơ sở dữ liệu về người lao động (tại khoản 6 Điều 17 Luật số 74/2025/QH15); hệ thống thông tin thị trường lao động, thông tin thị trường lao động (tại khoản 3 Điều 19, khoản 3 Điều 20 Luật số 74/2025/QH15).

Nghị định quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động. Cụ thể như sau:

Đối tượng đăng ký lao động

Nghị định quy định 03 nhóm đối tượng được đăng ký lao động:

1. Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.

2. Người lao động đang có việc làm và không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người thất nghiệp là người đang không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc.

Cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang nhân dân không thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động theo quy định tại Nghị định này.

Người lao động tự kê khai hồ sơ đăng ký lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin đã kê khai; người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai và cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về người lao động khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động theo quy định của Nghị định này; bảo đảm tính trung thực chính xác của thông tin cung cấp.

Thông tin đăng ký lao động

Nghị định quy định thông tin đăng ký lao động của người lao động bao gồm:

Thông tin cơ bản của người lao động, gồm: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).

Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác, gồm: 

a) Thông tin về trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được; 

b) Thông tin về cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo đạt được của giáo dục nghề nghiệp; giáo dục đại học; 

c) Thông tin về chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được; 

d) Các chứng chỉ khác.

Nhóm thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm, gồm: 

a) Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc; 

b) Thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế; 

c) Thông tin về tình trạng thất nghiệp, gồm: thời gian thất nghiệp; lý do thất nghiệp; 

d) Thông tin về nhu cầu việc làm là những thông tin về việc làm mong muốn có được, gồm: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc.

Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: 

a) Thông tin về tình trạng tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội. 

b) Thông tin về tình trạng hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: chế độ, thời gian hưởng chế độ.

Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù, gồm: 

a) Thông tin về người khuyết tật; 

b) Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi; 

c) Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng; 

d) Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân.

Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động cho người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

Nghị định quy định hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật số 41/2024/QH15, trong đó bổ sung các thông tin quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định này. Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm ban hành Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

Trình tự, thủ tục thực hiện:

Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội nêu trên và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Người sử dụng lao động đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.

Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.

Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp

Nghị định quy định hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai điện tử theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định này. Hình thức đăng ký lao động: Trực tuyến.

Trình tự, thủ tục thực hiện:

Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào Tờ khai điện tử theo quy định.

Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do;

Thông tin đăng ký lao động của người lao động được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.

Trường hợp người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm thì đăng ký tìm kiếm việc làm theo biểu mẫu quy định tại Nghị định của Chính phủ về dịch vụ việc làm trực tiếp tại Tổ chức dịch vụ việc làm công hoặc trực tuyến qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc qua ứng dụng định danh điện tử VNeID.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

Hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được thực hiện từ ngày 01/7/2026.

Hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp được thực hiện từ ngày 01/01/2027.

Mẫu tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động.