Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Nghị định số 370/2025/NĐ-CP bổ sung thêm khoản 2a quy định về nguyên tắc tổ chức các cơ quan tại Điều 2 Nghị định số 150/2025/NĐ-CP như sau "Xác định số lượng cấp phó trong cơ quan, tổ chức phải bảo đảm nguyên tắc số lượng cấp phó trong một tổ chức trực thuộc tối đa không vượt quá số lượng cấp phó của tổ chức cấp trên trực tiếp. Các cơ quan, tổ chức cùng cấp thì số lượng cấp phó của cơ quan, tổ chức không có tổ chức bên trong tối đa không vượt quá số lượng cấp phó của cơ quan, tổ chức có tổ chức bên trong".

Quy định về số lượng cấp phó sau hợp nhất, sáp nhập 

Đồng thời, Nghị định số 370/2025/NĐ-CP sửa đổi quy định về người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu sở và số lượng cấp phó của các tổ chức thuộc sở như sau:

Tại thời điểm sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước, số lượng cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thể nhiều hơn số lượng so với quy định. Chậm nhất là 05 năm kể từ ngày quyết định sắp xếp tổ chức bộ máy của cấp có thẩm quyền có hiệu lực, số lượng cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị sau sắp xếp thực hiện đúng quy định, cụ thể như sau:

1- Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu sở

a) Người đứng đầu sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Giám đốc sở) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở theo Quy chế làm việc và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

b) Cấp phó của người đứng đầu sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Phó Giám đốc sở) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc sở, giúp Giám đốc sở thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc sở phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc sở vắng mặt, một Phó Giám đốc sở được Giám đốc sở ủy quyền thay Giám đốc sở điều hành các hoạt động của sở. Phó Giám đốc sở không kiêm nhiệm người đứng đầu tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc sở, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2- Số lượng Phó Giám đốc sở

a) Số lượng Phó Giám đốc sở được bố trí bình quân 03 người/sở; 

b) Các sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng Phó Giám đốc sở được tăng thêm 01 người hoặc khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 03 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng Phó Giám đốc sở được tăng thêm 02 người so với số lượng Phó Giám đốc sở quy định tại mục 2a; 

c) Trường hợp sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền thì số lượng Phó Giám đốc sở sau hợp nhất, sáp nhập được tăng thêm 01 người; 

d) Trường hợp sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền và tiếp tục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng Phó Giám đốc sở được tăng thêm 02 người hoặc hợp nhất, sáp nhập 03 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng Phó Giám đốc sở được tăng thêm 03 người so với số lượng Phó Giám đốc sở quy định tại mục 2a ở trên; 

đ) Trường hợp các sở đặc thù không thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng Phó Giám đốc sở thực hiện theo quy định tại mục 2a ở trên; 

e) Đối với thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh: Ngoài tổng số lượng Phó Giám đốc theo quy định tại điểm a, b, c, d mục 2 thì được tăng thêm không quá 10 Phó Giám đốc; 

g) Căn cứ vào tiêu chí, nguyên tắc xác định số lượng cấp phó quy định tại Nghị định này, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định tổng số lượng cấp phó của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý và quyết định số lượng cấp phó cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị theo thẩm quyền.

3- Số lượng Phó Trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc sở 

a) Phòng thuộc sở có dưới 10 biên chế công chức được bố trí 01 Phó Trưởng phòng; có từ 10 đến 14 biên chế công chức được bố trí không quá 02 Phó Trưởng phòng; có từ 15 biên chế công chức trở lên được bố trí không quá 03 Phó Trưởng phòng; 

b) Các phòng thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập các sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 ở trên thì số lượng Phó Trưởng phòng được tăng thêm như điều chỉnh đối với số lượng Phó Giám đốc sở quy định tại điểm b, c, d mục 2 so với số lượng Phó Trưởng phòng của phòng có số lượng cấp phó cao nhất được xác định theo quy định tại điểm a mục 3.

4- Số lượng Phó Chánh Văn phòng sở được thực hiện như quy định tại mục 3.

5- Số lượng Phó Chi cục trưởng thuộc sở 

a) Chi cục thuộc sở có từ 01 đến 03 phòng và tương đương được bố trí 01 Phó Chi cục trưởng; không có phòng hoặc có từ 04 phòng và tương đương trở lên được bố trí không quá 02 Phó Chi cục trưởng; 

b) Các chi cục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập các sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 thì số lượng Phó Chi cục trưởng được tăng thêm như đối với Phó Trưởng phòng theo quy định tại điểm b mục 3.

6- Số lượng Phó Trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở áp dụng theo quy định tại điểm a mục 3. Các phòng thuộc chi cục thuộc sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập cùng với việc hợp nhất, sáp nhập sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 thì số lượng Phó Trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở sau hợp nhất, sáp nhập được tăng thêm như điều chỉnh đối với số lượng Phó Giám đốc sở quy định tại điểm b, c, d mục 2 so với số lượng Phó Trưởng phòng của phòng có số lượng cấp phó cao nhất được xác định theo quy định tại điểm a mục 3.

Phòng chuyên môn cấp xã có con dấu, tài khoản riêng theo quy định

Nghị định số 370/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 11 Nghị định số 150/2025/NĐ-CP quy định về vị trí và chức năng của phòng chuyên môn cấp xã.

Theo quy định mới, phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã. Phòng có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật”.

Quy định về Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng

Nghị định quy định người đứng đầu phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (Trưởng phòng) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng.

Cấp phó của người đứng đầu phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (Phó Trưởng phòng) là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của phòng.

Số lượng Phó Trưởng phòng 

a) Số lượng Phó Trưởng phòng được tính trên nguyên tắc bình quân 02 cấp phó/phòng. 

b) Căn cứ quy định trên và số lượng phòng chuyên môn được thành lập, Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định cụ thể số lượng Phó Trưởng phòng của từng phòng chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.

Tăng số lượng phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã 

Về khung số lượng các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, hiện Nghị định số 150/2025/NĐ-CP quy định khung số lượng các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã gồm 3 phòng chuyên môn và trung tâm phục vụ hành chính công. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, có nhiều đề xuất, kiến nghị cần tăng thêm số lượng phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã để kịp thời giải quyết các thủ tục và phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân.

Chính vì vậy, Nghị định số 370/2025/NĐ-CP đã quy định: Căn cứ các nhóm ngành, lĩnh vực được quy định tại Điều 15 Nghị định 150/2025/NĐ-CP và các tiêu chí về phân loại đơn vị hành chính, quy mô dân số, diện tích tự nhiên, trình độ phát triển, điều kiện kinh tế - xã hội, phân cấp, phân quyền giữa các cấp chính quyền địa phương và các yếu tố đặc thù của từng loại đơn vị hành chính, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định khung số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn được áp dụng tại đơn vị hành chính cấp xã thuộc phạm vi quản lý, bảo đảm không vượt quá bình quân 4,5 tổ chức (bao gồm: các phòng chuyên môn và Trung tâm Phục vụ hành chính công) trên 01 đơn vị hành chính cấp xã; riêng thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bảo đảm không vượt quá bình quân 4,7 tổ chức (bao gồm: các phòng chuyên môn và Trung tâm Phục vụ hành chính công) trên 01 đơn vị hành chính cấp xã.

Việc quyết định thành lập các phòng chuyên môn do chính quyền địa phương cấp xã quyết định. Trường hợp các đơn vị hành chính cấp xã không thành lập phòng chuyên môn thì bố trí các công chức chuyên môn để tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực theo quy định.

Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Sửa đổi về thẩm quyền của UBND cấp xã

Nghị định số 370/2025/NĐ-CP quy định Ủy ban nhân dân cấp xã trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể phòng chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng chuyên môn phù hợp với hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bộ quản lý ngành, lĩnh vực; căn cứ số lượng phòng chuyên môn được thành lập và số lượng Phó Trưởng phòng bình quân của phòng theo quy định, quyết định cụ thể số lượng Phó Trưởng phòng của từng phòng chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.

Ủy quyền thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật; hằng năm, báo cáo với Hội đồng nhân dân cấp xã (nếu có), Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tình hình tổ chức và hoạt động của phòng chuyên môn.

Điều khoản chuyển tiếp và áp dụng

Nghị định số 370/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Nghị định nêu rõ, đối với nội dung điều chuyển chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan liên quan đến thủ tục hành chính thì thực hiện theo nguyên tắc sau: 

a) Trường hợp tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước ngày Nghị định này có hiệu lực thì tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật tại thời điểm nộp hồ sơ; 

b) Các trường hợp đã được thẩm định, chấp thuận, phê duyệt, cấp giấy chứng nhận, giấy phép, chứng chỉ trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục sử dụng theo các văn bản đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, trường hợp có thời hạn thì thực hiện đến khi hết hạn. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh, gia hạn, cấp lại, thu hồi thì thực hiện theo nhiệm vụ phân công theo quy định tại Nghị định này và quy định có liên quan.

Sở đã thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền từ ngày 01/3/2025 thì số lượng Phó Giám đốc sở thực hiện theo quy định tại điểm c mục 2 ở trên. Sở đã thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền từ ngày 1/3/2025 và tiếp tục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên trước ngày Nghị định này có hiệu lực thì số lượng Phó Giám đốc sở được áp dụng theo quy định tại điểm d mục 2 ở trên.

Phòng chuyên môn, nghiệp vụ, chi cục thuộc sở và phòng thuộc chi cục thuộc sở đã thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền từ ngày 1/3/2025 thì số lượng Phó Trưởng phòng, Phó Chi cục trưởng, Phó Trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở được điều chỉnh tăng thêm như quy định tại điểm b mục 3 và mục 6 ở trên. Phòng chuyên môn, nghiệp vụ, chi cục thuộc sở và phòng thuộc chi cục thuộc sở đã thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền từ ngày 1/3/2025 và tiếp tục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên trước ngày Nghị định này có hiệu lực thì số lượng Phó Trưởng phòng, Phó Chi cục trưởng, Phó Trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở được điều chỉnh tăng thêm như quy định tại điểm b mục 3 và mục 6 ở trên.

Đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, thì tiếp tục rà soát, sắp xếp số lượng cấp phó bảo đảm đến hết năm 2030 số lượng cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định này.