Tuyên truyền, phổ biến pháp luật tỉnh Lai Châu
Chủ nhật, 17/11/2024, 17:18
Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã
Hiện nay, hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính đã góp phần bảo đảm các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch, bảo đảm được sự công bằng, trật tự trong xã hội và bảo đảm an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước, hạn chế phát sinh tranh chấp trong các giao dịch có liên quan đến giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã còn gặp khá nhiều khó khăn…
Hoạt động chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), có thể hiểu: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Chủ thể thực hiện việc chứng thực được giao cho nhiều cơ quan, tổ chức như: Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, công chứng viên…
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: (a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; (b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; (c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; (d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; (đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; (e) Chứng thực di chúc; (g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;(h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản...
Trên thực tế, hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính đã góp phần bảo đảm các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch, bảo đảm được sự công bằng, trật tự trong xã hội và bảo đảm an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước, hạn chế phát sinh tranh chấp trong các giao dịch có liên quan đến giấy tờ, văn bản.
Trên thực tế, hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính đã góp phần bảo đảm các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch, bảo đảm được sự công bằng, trật tự trong xã hội và bảo đảm an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước, hạn chế phát sinh tranh chấp trong các giao dịch có liên quan đến giấy tờ, văn bản.
Tuy nhiên, hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã còn gặp khá nhiều khó khăn, đó là:
Một số loại giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước cấp còn chưa hoàn thiện về thể thức và nội dung như văn bản có nhiều trang nhưng chỉ đóng dấu trang cuối, các trang còn lại chưa đóng dấu giáp lai, khi người dân nhận cũng không để ý, khi mang đi chứng thực thì mới phát hiện ra vấn đề.
Với quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ (khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) thì cơ quan thực hiện chứng thực không có cơ sở để đối chiếu khi có đề nghị hoặc yêu cầu xác minh.
Tình trạng làm giả giấy tờ, văn bản với công nghệ ngày càng hiện đại dẫn đến công chức làm công tác chứng thực khó có khả năng nhận định chính xác tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định rất đơn giản (chỉ cần 03 loại giấy tờ: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của các bên; dự thảo hợp đồng, giao dịch; giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng). Do đó, để xác định hợp đồng, giao dịch có đúng quy định hay không thì công chức thực hiện chứng thực phải yêu cầu các bên bổ sung giấy tờ có liên quan như: Giấy chứng tử, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn. Tuy nhiên, nếu yêu cầu như vậy lại không đúng với thành phần hồ sơ quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Bộ thủ tục hành chính.
Mặc dù đã xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo Luật Công chứng, tuy nhiên, hiện nay chưa có cơ sở pháp lý liên quan đến việc các cơ quan chứng thực hợp đồng, giao dịch tham gia vào việc khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, cũng như chưa có cơ sở pháp lý về việc xây dựng cơ sở dữ liệu chứng thực để hỗ trợ cho hoạt động chứng thực nhằm ngăn chặn tình trạng thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Để góp phần từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã, đề nghị các cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Một là, nghiên cứu và sớm có quy định về mẫu hợp đồng, giao dịch được chứng thực; bổ sung quy định thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được chứng thực, phòng ngừa khiếu nại, tố cáo, tranh chấp hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất.
Hai là, tăng cường bồi dưỡng, tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ chứng thực cho đội ngũ cán bộ công chức, nhất là công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện công tác chứng thực ở các xã, phường, thị trấn, đặc biệt là xử lý các tình huống phức tạp phát sinh trong thực tiễn như: Kỹ năng thẩm tra, xác minh, nhận biết giấy tờ, con dấu giả...
Ba là, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực, xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng, sự chính xác khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra.
Bốn là, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đối với việc chấp hành, thực hiện pháp luật về thực hiện hoạt động chứng thực, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo trong hoạt động chứng thực để phát hiện kịp thời, ngăn chặn những hạn chế, tiêu cực, vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực.
Năm là, tiếp tục quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, đồng thời thực hiện việc sắp xếp, bố trí công chức tư pháp - hộ tịch bảo đảm đủ trình độ, năng lực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh ./.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: (a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; (b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; (c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; (d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; (đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; (e) Chứng thực di chúc; (g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;(h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản...
Trên thực tế, hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính đã góp phần bảo đảm các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch, bảo đảm được sự công bằng, trật tự trong xã hội và bảo đảm an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước, hạn chế phát sinh tranh chấp trong các giao dịch có liên quan đến giấy tờ, văn bản.
Trên thực tế, hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính đã góp phần bảo đảm các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch, bảo đảm được sự công bằng, trật tự trong xã hội và bảo đảm an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước, hạn chế phát sinh tranh chấp trong các giao dịch có liên quan đến giấy tờ, văn bản.
Tuy nhiên, hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã còn gặp khá nhiều khó khăn, đó là:
Một số loại giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước cấp còn chưa hoàn thiện về thể thức và nội dung như văn bản có nhiều trang nhưng chỉ đóng dấu trang cuối, các trang còn lại chưa đóng dấu giáp lai, khi người dân nhận cũng không để ý, khi mang đi chứng thực thì mới phát hiện ra vấn đề.
Với quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ (khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) thì cơ quan thực hiện chứng thực không có cơ sở để đối chiếu khi có đề nghị hoặc yêu cầu xác minh.
Tình trạng làm giả giấy tờ, văn bản với công nghệ ngày càng hiện đại dẫn đến công chức làm công tác chứng thực khó có khả năng nhận định chính xác tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định rất đơn giản (chỉ cần 03 loại giấy tờ: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của các bên; dự thảo hợp đồng, giao dịch; giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng). Do đó, để xác định hợp đồng, giao dịch có đúng quy định hay không thì công chức thực hiện chứng thực phải yêu cầu các bên bổ sung giấy tờ có liên quan như: Giấy chứng tử, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn. Tuy nhiên, nếu yêu cầu như vậy lại không đúng với thành phần hồ sơ quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Bộ thủ tục hành chính.
Mặc dù đã xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo Luật Công chứng, tuy nhiên, hiện nay chưa có cơ sở pháp lý liên quan đến việc các cơ quan chứng thực hợp đồng, giao dịch tham gia vào việc khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, cũng như chưa có cơ sở pháp lý về việc xây dựng cơ sở dữ liệu chứng thực để hỗ trợ cho hoạt động chứng thực nhằm ngăn chặn tình trạng thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Để góp phần từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã, đề nghị các cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Một là, nghiên cứu và sớm có quy định về mẫu hợp đồng, giao dịch được chứng thực; bổ sung quy định thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được chứng thực, phòng ngừa khiếu nại, tố cáo, tranh chấp hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất.
Hai là, tăng cường bồi dưỡng, tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ chứng thực cho đội ngũ cán bộ công chức, nhất là công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện công tác chứng thực ở các xã, phường, thị trấn, đặc biệt là xử lý các tình huống phức tạp phát sinh trong thực tiễn như: Kỹ năng thẩm tra, xác minh, nhận biết giấy tờ, con dấu giả...
Ba là, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực, xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng, sự chính xác khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra.
Bốn là, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đối với việc chấp hành, thực hiện pháp luật về thực hiện hoạt động chứng thực, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo trong hoạt động chứng thực để phát hiện kịp thời, ngăn chặn những hạn chế, tiêu cực, vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực.
Năm là, tiếp tục quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, đồng thời thực hiện việc sắp xếp, bố trí công chức tư pháp - hộ tịch bảo đảm đủ trình độ, năng lực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh ./.
Ý kiến bạn đọc
Bạn cần đăng nhập với tư cách là Thành viên chính thức để có thể bình luận
- Đang truy cập43
- Hôm nay13,647
- Tháng hiện tại268,640
- Tháng trước529,983
- Tổng lượt truy cập7,221,460
